„Pošli mi to ještě jednou, já ten e-mail nemůžu najít.“ „Já to v Excelu mám, ale asi starou verzi.“ „Tohle číslo fakt sedí? Mně to nesedí na sklad…“ Zní to povědomě? Pokud ano, tenhle článek je pro vás. V něm vám vysvětlíme, jak se z těchto skutečných příběhů z praxe vymanit!
Včera jsme v našem videu níže otevřeli téma, které ve spoustě firem tiše žije v pozadí: každý dělá svoji část práce někde jinde, informace běhají mezi lidmi přes e-maily, papírky a telefonáty a z drobných nepřesností se stává velký chaos.
Dnes se do toho podíváme hlouběji. Ne přes tabulky a grafy, ale přes lidské příběhy, které možná zažíváte i vy.
Jak vypadá běžný den v „papírkové firmě“
Představte si malou nebo střední firmu. Prodáváte zboží, máte e-shop, sklad, účetní. Nic výjimečného.
Příběh účetní Petry: „Doufám, že jsem někde neudělala chybu…“
Petra má ráno v plánu „dodělat faktury“. Otevře si e-mail, kde má objednávky z e-shopu. Některé jsou staré tři dny, některé přišly včera večer, některé doplněné ručně od kolegy: „Tady máš ještě toho jednoho zákazníka, ten objednával po telefonu.“
Petra jede jako „fretka“:
- přepisuje adresy do svého účetního programu,
- hledá čísla na skladě v Excelu,
- kontroluje, jestli to, co má v tabulce, skutečně sedí na realitu.
Mezitím jí přijde další e-mail: „Petro, tuhle fakturu neomezuj, zákazník si to nakonec vyzvedne sám.“
Další e-mail: „Tady je nový ceník, ale zatím jen pro některé zákazníky.“
Petra má na konci dne pocit, že víc hledá, ověřuje a přepisuje, než že skutečně dělá účetnictví. A každou chvíli jí v hlavě bliká kontrolka: „Doufám, že jsem někde neudělala chybu.“
Příběh skladníka Honzy: „Kam se poděly ty tři kusy?“
Honza je na skladu. Ráno dostane vytištěný seznam objednávek. Něco mu vytiskne kolega z e-shopu, něco mu přinese šéf na papírku: „Tohle je mimo systém, ale potřebujeme to dneska poslat.“
Honza vyskladňuje, dává zboží na palety, řeší, že některé položky už fyzicky nemá, i když v tabulce „ještě jsou“. Zapíše si to na papír a večer to „pošle mailem“.
Za pár dní se někdo diví: „Jak to, že máme mínus tři kusy na skladě?“ A začíná detektivka: kdo co zadal, kdo co zapomněl, kde se stala chyba?!
Příběh Katky z e-shopu: „Máme to opravdu skladem?“
Katka má na starosti e-shop. Vidí objednávky, vidí, co si zákazníci přejí, řeší dotazy: „Je to zboží opravdu skladem?“
Odpovídá podle toho, co vidí v administraci e-shopu. Jenže ta nežije ve stejném světě jako Excel skladníka nebo účetní program Petry. Takže někdy řekne: „Ano, máme skladem,“ ale Honza na skladě mezitím ví, že už dávno ne.
Kdo to odnáší? Zákazník! A uvnitř firmy nastává nervy drásající vzájemná nedůvěra.
Kolik vás tohle všechno stojí? (a teď nemyslíme jen peníze)
Na první pohled si řeknete: „Však to nějak zvládáme. Občas se spleteme, občas něco hledáme, to je normální.“
Ale když se na to podíváme blíž, tak to „normální“ ve skutečnosti znamená:
- Hodiny zbytečného přepisování – stejné údaje se zadávají do více míst.
- Hromada kontrol navíc – jestli čísla opravdu sedí.
- Ztracené e-maily a papírky – „Já myslel, že jsi to poslal ty.“
- Nedorozumění a hádky – účetní ukazuje na sklad, sklad na e-shop, e-shop na šéfa.
- Stres a pocit, že to celé visí na lidech – když Petra onemocní, nikdo přesně neví, co kde běží.
A pak jsou tu skryté náklady:
- nespokojení zákazníci,
- zbytečné slevy a opravy,
- čas strávený vysvětlováním chyb.
Tohle není jen o „pár minutách navíc“.
Je to o tom, že celá firma stojí na slepeném systému, který drží nad vodou jen obrovské úsilí lidí.
Jak to máme v coalfamily: přiznání z vlastní zkušenosti
Nebudeme dělat, že jsme byli vždycky dokonalí. U nás v celé organizaci coalfamily – sdružení společností coalsoft s.r.o. a coalios s.r.o. to dřív v mnoha ohledech vypadalo podobně.
Ano, jsme „IT lidi“, ale i tak jsme měli období, kdy:
- jedna část týmu psala věci do tabulek,
- druhá část do jiného programu,
- třetí si vedla vlastní „evidenci“ bokem,
- a spousta informací běhala po týmu přes chat, e-maily a ústní domluvu.
Výsledek? Občasný chaos, hledání informací, dotazy typu:
„Kdo má nejaktuálnější verzi tohohle souboru?“
„Kde je pravda – v tomhle Excelu, nebo v tamtom?“
Zlom přišel s tím, když jsme s naší společností coalios vstoupili do rodiny organizace coalfamily a s ním i informační systém HELIOS Inuvio.
Rozhodli jsme se, že přestaneme lepit věci dohromady a že všichni budeme pracovat v jednom systému.
Najednou nastávají příjemnější situace:
- Když kolega v Brně zadá objednávku, já v Letohradě ji vidím stejně.
- Když se na skladě něco vyskladní, účetní má okamžitě jasno.
- Není potřeba přepisovat data z e-shopu do účetnictví, protože to spolu mluví.
- Když někdo není v práci, svět se nezhroutí – informace nejsou „v jeho hlavě“ nebo v jednom souboru na jeho počítači.
Ano, změna chvíli trvala. Bylo potřeba si zvyknout, naučit se pracovat jinak a zamyslet se nad tím, jak vlastně chceme, aby firma fungovala.
Ale výsledek? Méně nervů. Méně hledání. Méně dohledávání „kdo za to může“.
A více klidu a prostoru na věci, které firmu opravdu posouvají dopředu.
Jak poznáte, že je čas na změnu?
Možná si říkáte: „No jo, ale u nás to není tak zlý.“ Zkuste si upřímně odpovědět na pár otázek:
- Posíláte si ve firmě objednávky, informace o platbách nebo skladových zásobách e-mailem?
- Používáte víc než tři různé nástroje, které mezi sebou nejsou propojené (e-shop, účetnictví, sklad v Excelu…)?
- Musí lidi ručně přepisovat údaje z jednoho systému do druhého?
- Stalo se vám v posledním půl roce, že:
- zákazník nedostal správné zboží,
- někdo vystavil špatnou fakturu,
- jste řešili „kde se stala chyba“?
Pokud si na většinu z toho říkáte „ano“ nebo „to je u nás běžné“,
je téměř jisté, že vás to stojí mnohem víc energie, času a peněz, než si připouštíte.
Naším cílem není přijít do firmy a říct: „Tady máte systém, naučte se v něm plavat.“
Začínáme jinak:
- Posloucháme příběhy: Nejdřív chceme pochopit, jak to u vás skutečně funguje.
Kde vznikají největší chyby, kde je největší nervozita, co lidi nejvíc štve. - Překládáme „IT řeč“ do normální češtiny: Neřešíme moduly, integrace a ERP zkratky, pokud o ně nestojíte.
Bavíme se o tom, že:
Petra účetní nebude muset přepisovat faktury,
Honza na skladě uvidí stav zásob v reálném čase,
Katka z e-shopu nebude muset zákazníkům vysvětlovat, proč něco „bylo skladem, ale vlastně nebylo“. - Pomáháme nastavit, aby celý tým jel v jednom rytmu: Systém je jen nástroj. Důležité je, jak se v něm bude lidem pracovat. Proto s vámi hledáme, jak práci ve firmě poskládat tak, aby dávala smysl – pro vás, ne pro technické manuály.
- Stojíme při vás i po spuštění: Uvedením systému do provozu to pro nás nekončí.
Víme, že opravdová změna přichází ve chvíli, kdy v reálném životě narazíte na první „A co teď?“. A jsme připraveni to řešit s vámi.
Možná nejde o to „mít systém“, ale mít klid
Na konci dne nejde o to, jestli tomu říkáme „informační systém“, „ERP“ nebo „propojené řešení“.
Jde o to, jak se vašim lidem žije v práci.
- Jestli domů chodí vyčerpaní, protože celý den „honili informace“.
- Nebo jestli mají pocit, že jejich práce má řád, jasnou logiku a že se na nic nezapomíná.
V coaliosu všichni věříme, že technologie má lidem brát stres, ne ho přidávat.
A přesně o to se s Helios Inuvio snažíme.
Zjistěte, jak by to mohlo vypadat u vás?
Nechceme vás přesvědčovat agresivním prodejem. Pokud vás tenhle článek přiměl se na chvíli zastavit a říct si: „Tohle zní až nepříjemně povědomě…“
tak to možná stačí jako první krok.
Co můžete udělat dál?
- Zkuste si příští týden alespoň jeden celý den v týdnu v práci všímat, kolikrát přepisujete nebo dohledáváte stejné informace.
- Zeptejte se svých lidí, co je na současném fungování nejvíc frustruje.
- A pokud budete mít chuť, ozvěte se nám.
Rádi si s vámi nezávazně popovídáme, jak by vaše každodenní firemní realita mohla vypadat jinak – klidněji, jednodušeji, s menším chaosem a větší důvěrou v to, že „věci sedí“.
Stačí nám napsat nebo vyplnit kontaktní formulář na coalios.cz. Od toho tu jsme.
