Excel je skvělý pomocník. Dokáže rychle spočítat nabídku, připravit přehled nebo vyhodnotit data. Problém nastává ve chvíli, kdy se z tabulkového procesoru stane hlavní informační systém celé firmy.
Jedna tabulka obsahuje stav skladu. Další plán výroby. Jinde se evidují zakázky, docházka, faktury nebo obchodní příležitosti. Každé oddělení pracuje s vlastní verzí dat a zaměstnanci tráví stále více času jejich dohledáváním, přepisováním a kontrolou.
V takové chvíli už Excel práci nezjednodušuje. Začíná firmu brzdit.
„Pokud máte klíčová firemní data rozdělená mezi desítky tabulek, informace se opakovaně přepisují a aktuální stav firmy závisí na konkrétních zaměstnancích, je čas uvažovat o podnikovém informačním systému,“ má jasno vedoucí realizace a produktový manažer naší společnosti, Tomáš Nývlt.
Excel není nepřítel. Jen není určený k řízení celé firmy
Chyba není v samotném Excelu. Ten má ve firmách své důležité místo a nadále může sloužit například pro rychlé výpočty, individuální analýzy nebo přípravu jednorázových přehledů.
Není ale navržený jako centrální systém, ve kterém současně pracují účetní, obchodníci, skladníci, nákupčí, výroba, personalisté a vedení společnosti.
S rostoucím počtem zaměstnanců, zákazníků, zakázek a produktů se původně jednoduché tabulky postupně mění v nepřehlednou síť souborů, složek, e-mailů a ručních postupů.
Jak poznáte, že už jste tuto hranici překročili?
1. Nikdo si není jistý, která tabulka je aktuální:
- „Finální verze.“
- „Finální verze 2.“
- „Finální verze opravdu poslední.“
Podobné názvy souborů jsou často prvním varováním. Zaměstnanci si tabulky ukládají lokálně, posílají je e-mailem nebo vytvářejí vlastní kopie. Po čase už není jasné, kdo má nejnovější data a která hodnota je správná.
Podnikový informační systém pracuje s jednou společnou databází. Uživatelé tak nevytvářejí další a další kopie stejných informací, ale pracují s aktuálními daty podle svých oprávnění.
2. Stejné údaje zadáváte několikrát
Objednávka přijde obchodníkovi. Ten údaje přepíše do tabulky. Následně je někdo zadá do skladové evidence, další člověk připraví podklady pro fakturaci a účetní data zpracuje znovu.
Každý ruční přepis znamená další práci a další možnost chyby.
„V propojeném systému mohou informace plynule procházet jednotlivými procesy. Z obchodního případu vznikne objednávka, ta se promítne do skladu, expedice i fakturace, aniž by zaměstnanci opakovaně zadávali stejné údaje,“ vysvětluje Tomáš Nývlt.
3. Chyby objevujete až při kontrole
Špatně zapsaná cena. Chybějící položka. Nesprávný počet kusů. Neaktuální skladová zásoba.
V tabulkách se chyba často projeví až ve chvíli, kdy někdo data ručně kontroluje nebo když způsobí konkrétní problém: zpožděnou objednávku, chybnou fakturu, nedostatek materiálu nebo nespokojeného zákazníka.
ERP podnikový informační systém umožňuje nastavit kontroly, návaznosti a povinné údaje přímo do procesů. Problém tak lze zachytit dříve, než se přenese do dalších částí firmy.
4. Důležité informace jsou v hlavách několika lidí
Každá firma má zkušené zaměstnance, kteří vědí, kde co najít, komu zavolat a jak nestandardní situaci vyřešit.
To je velká výhoda. Zároveň ale vzniká riziko, pokud jsou klíčové postupy, informace a návaznosti uložené pouze v jejich hlavách nebo soukromých tabulkách. Stačí dovolená, nemoc nebo odchod zaměstnance a některé procesy se výrazně zpomalí.
Podnikový informační systém pomáhá dostat důležité informace z hlav jednotlivců do společného prostředí. Firma se díky tomu nestává méně závislou na schopných lidech. Umožní jim však sdílet své znalosti a věnovat se práci s vyšší přidanou hodnotou.
5. Vedení firmy čeká na podklady
- Kolik máme skutečně rozpracovaných zakázek?
- Které produkty jsou nejziskovější?
- Jaké zásoby leží příliš dlouho na skladě?
- Má výroba dostatečnou kapacitu?
- Jaké pohledávky jsou po splatnosti?
Pokud odpověď na podobnou otázku vyžaduje několik telefonátů, spojování tabulek a ruční přípravu reportu, vedení firmy rozhoduje podle opožděných informací.
Kvalitní ERP podnikový informační systém vytváří společný datový základ pro přehledy a analýzy. Management tak může sledovat důležité ukazatele bez čekání, až někdo data ručně sesbírá a zpracuje.
6. Firma roste, ale administrativa roste ještě rychleji
Více zákazníků a zakázek by mělo znamenat větší obchodní úspěch. Ve firmě řízené pomocí izolovaných tabulek ale růst často znamená především více přepisování, kontrolování a opravování.
Proces, který fungoval při deseti objednávkách denně, nemusí fungovat při stovce. Firma pak musí nabírat další administrativní pracovníky, aniž by se úměrně zvyšovala její výkonnost. „Digitalizace neznamená pouze převést papírový formulář do počítače. Skutečným cílem je odstranit zbytečné kroky a nastavit proces tak, aby informace procházely firmou automaticky,“ zdůrazňuje Tomáš Nývlt.
7. Každé oddělení vidí jinou část reality
Obchodník slíbil zákazníkovi termín, ale neviděl aktuální kapacitu výroby. Nákup neví o nové zakázce. Sklad pracuje s jiným stavem zásob než e-shop. Účetní čeká na podklady, které už někde ve firmě existují.
Jednotlivá oddělení přitom nemusí dělat svou práci špatně. Pouze nemají společný zdroj informací. „Právě propojení ekonomiky, obchodu, skladů, výroby, projektů a personalistiky patří mezi hlavní důvody, proč firmy zavádějí ERP systém,“ doplňuje vedoucí realizace a produktový manažer naší společnosti coalios s.r.o., Tomáš Nývlt.
Co firmě přinese přechod na ERP systém?
Přechod z tabulek na podnikový informační systém není pouze výměnou jednoho programu za jiný. Jde o změnu způsobu, jakým firma pracuje s informacemi a řídí své procesy.
Správně nastavené ERP řešení pomáhá firmě:
- pracovat s jednotnými a aktuálními daty,
- omezit ruční přepisování informací,
- snížit riziko chyb a duplicit,
- propojit jednotlivá oddělení,
- automatizovat opakující se činnosti,
- získat rychlejší přehled o hospodaření a zakázkách,
- lépe plánovat skladové zásoby, výrobu a kapacity,
- nastavit přístupová oprávnění a odpovědnosti,
- připravit procesy na další růst.
Samotný systém však chaos automaticky nevyřeší. Nejdříve je potřeba pochopit, jak firma skutečně funguje, které procesy ji brzdí a co má mít při implementaci nejvyšší prioritu.
Helios Inuvio: jeden systém pro klíčové firemní procesy
Helios Inuvio je podnikový informační systém určený zejména malým a středním firmám. Dokáže propojit oblasti, které jsou v řadě společností stále vedené odděleně.
V jednom prostředí lze podle zvoleného rozsahu řešit například:
- účetnictví, fakturaci, DPH a další ekonomické agendy,
- obchodní příležitosti, objednávky a vztahy se zákazníky,
- skladové hospodářství a expedici,
- plánování a řízení výroby,
- projektové a servisní činnosti,
- mzdy, docházku a personalistiku,
- manažerské přehledy, reporting a vyhodnocování dat.
Pracovní prostředí systému lze přizpůsobit podle role konkrétního uživatele. Obchodník tak vidí jiné informace než účetní, skladník nebo ředitel firmy. Všichni ale pracují nad společnými daty.
Helios Inuviovyužívá více než 4 500 firem v Česku a na Slovensku. Nejde tedy o experimentální nástroj, ale o zavedený systém používaný v obchodních, výrobních i servisních společnostech.
Kdy je správný čas začít řešit změnu?
Nečekejte, až se tabulky definitivně zhroutí nebo až chyba způsobí významnou finanční ztrátu.
O vhodném ERP systému má smysl začít uvažovat ve chvíli, kdy:
- zaměstnanci tráví významnou část dne administrativou,
- počet tabulek a evidencí neustále roste,
- informace se mezi odděleními ručně přepisují,
- vedení nemá rychlý přístup k aktuálním datům,
- firma plánuje další růst, novou pobočku nebo rozšíření výroby,
- stávající účetní program už nestačí,
- klíčové procesy závisejí na několika konkrétních lidech.
Čím dříve firma začne své procesy řešit, tím lépe může připravit postupnou změnu bez zbytečného tlaku.
Implementace nezačíná instalací programu!
Nejdůležitější část implementace se odehrává ještě před spuštěním systému. Je potřeba popsat současný stav, odhalit zbytečné ruční kroky, určit odpovědnosti a stanovit, která data a procesy se budou do systému převádět. Teprve poté dává smysl nastavovat konkrétní funkce.
Dobrý implementační partner by se proto neměl ptát pouze na to, jaké moduly chcete koupit. Měl by chtít pochopit:
- jak vzniká a prochází firmou zakázka,
- kde se data opakovaně zadávají,
- které informace vedení postrádá,
- kde nejčastěji vznikají chyby,
- jaké systémy už firma používá,
- co se má změnit jako první.
Cílem není převést stávající chaos do nového programu. Cílem je procesy zjednodušit a nastavit tak, aby firmě pomáhaly růst.
Jak vám pomůže coalios?
V coaliosu pomáháme firmám Helios Inuvio vybrat, nastavit, implementovat a dále rozvíjet. Nezačínáme seznamem funkcí. Začínáme vašimi procesy a problémy, které potřebujete vyřešit. Společně určíme priority a navrhneme řešení odpovídající velikosti, oboru i způsobu práce vaší firmy.
Tomáš Nývlt, vedoucí realizace společnosti coalios, vám ukáže možnosti systému a pomůže posoudit, zda je Helios Inuviovhodným řešením právě pro vás.
Domluvte si nezávaznou konzultaci zdarma. Bez složitých prezentací a bez závazků. Nejprve si řekneme, co vás ve firmě nejvíce brzdí a zda vám s tím dokážeme pomoci.
