Váš e-shop nemusí mít technický problém, aby začal brzdit firmu. Stačí, když objednávky, zásoby, ceny a doklady mezi e-shopem a Heliosem stále přenášejí lidé. Zpočátku jde o několik minut denně. S rostoucím počtem objednávek se ale z drobných
Objednávka dorazí do e-shopu.
Někdo ji otevře, zkontroluje údaje a přepíše nebo naimportuje do Heliosu. Potom ověří skladovou dostupnost, případně upraví cenu, vytvoří doklad a změní stav objednávky.Pokud je potřeba zákazníka informovat, vrátí se znovu do administrace e-shopu.
Dokud firma zpracovává několik objednávek denně, nemusí tento postup působit jako zásadní problém. Každý jednotlivý krok zabere jen chvíli a zaměstnanci už dobře vědí, co mají dělat.
Jenže počet objednávek postupně roste.
Místo deseti jich přichází padesát. Později sto nebo dvě stě. Firma přidá další sklad, nový prodejní kanál, jazykovou mutaci nebo druhý e-shop.
Proces, který dříve zabral několik minut, začne spotřebovávat hodiny práce každý den.
Ne proto, že by zaměstnanci pracovali pomalu nebo špatně. Problém je v tom, že vlastní prací nahrazují propojení systémů, které by mělo probíhat automaticky.
Růst e-shopu často neodhalí nedostatek lidí. Odhalí špatně nastavený proces
První reakcí firmy na rostoucí množství administrativy bývá hledání dalšího člověka.
„Objednávek přibývá, a tak se zdá logické posílit zákaznickou podporu, sklad nebo back office. Nový zaměstnanec ale často pouze převezme část ručního procesu, který už dávno neměl existovat,“ zdůrazňuje vedoucí realizace a produktový manažer naší společnosti coalios, Tomáš Nývlt.
Firma tak neřeší příčinu. Pouze navyšuje kapacitu pro další přepisování, kontrolování a opravování stejných dat.
Jak poznat, že už nejde o zvládnutelnou administrativu, ale o překážku dalšího růstu? Následujících sedm situací patří mezi nejčastější varovné signály.
Signál č. 1: Ve firmě často zazní: „Počkej, já to ještě musím přepsat do Heliosu.“
Každé ruční přepisování znamená: další čas další kontrolu další možnost chyby A hlavně práci, která vůbec nevytváří hodnotu.
Signál č. 2: Nikdo si není jistý, kolik zboží je opravdu skladem.
E-shop ukazuje jedno číslo. Helios druhé. Skladník třetí. A zákazník objedná něco, co už dávno není. Tohle není problém skladu. Tohle je problém propojení systémů.
Signál č. 3 Změna ceny znamená otevřít několik administrací.
Cena se změní v Heliosu. Pak ji někdo přepíše do e-shopu. Pak na Marketplace. Pak do dalšího e-shopu. A doufá, že nikde nic nezapomněl…
Signál č. 4 Exporty do Excelu se staly součástí každého dne.
Excel není špatný nástroj. Špatně je, když se z něj stane prostředník mezi dvěma systémy. Pak totiž nevzniká jeden zdroj pravdy. Ale několik různých verzí reality.
Signál č. 5 Když někdo onemocní, zastaví se půlka firmy.
Existuje člověk, který „ví, jak se to dělá“. Jen on umí správně přenést objednávky. Jen on ví, které exporty kam nahrát. Takový proces není řízený. Je závislý na konkrétním člověku.
Signál č. 6 Zákazníci volají dřív, než stihnete objednávku zpracovat.
„Máte to opravdu skladem?“
„Kdy odešlete objednávku?“
„Proč mi přišlo storno?“
To všechno jsou symptomy. Ne příčina.
Signál č. 7 Nejčastější věta: „Teď to nějak funguje.“
Možná ano. Ale často jen proto, že zaměstnanci každý den hasí drobné problémy.
Jakmile firma začne růst, otevře nový e-shop nebo přidá další sklady, začne být takový způsob práce velmi drahý. Co mají všechny tyto situace společné? Firma už dávno nepotřebuje více lidí. Potřebuje, aby spolu její systémy začaly komunikovat automaticky.
Právě proto vznikl coalshop konektor. Propojuje e-shopy s informačním podnikovým systémem Helios tak, aby:
- objednávky nemusel nikdo přepisovat,
- skladové zásoby odpovídaly realitě,
- ceny byly vždy aktuální,
- zákazníci dostávali správné informace,
- zaměstnanci řešili obchod místo administrativy.
„Nejdražší chyba není špatná objednávka. Nejdražší je roky platit za proces, který mohl být dávno automatizovaný,“ má jasno produktový manažer Tomáš Nývlt.
Jak poznat, co automatizovat jako první?
Není nutné začínat rozsáhlým projektem.
Dobrou první otázkou není „Co všechno lze propojit?“, ale: „Který ruční proces nás dnes stojí nejvíce času, peněz nebo nespokojených zákazníků?“
U jedné firmy to může být přepisování objednávek. U jiné rozdílný stav skladu. Další společnost nejvíce zatěžuje ruční změna cen nebo dohledávání neúspěšných importů.
Při rozhodování pomůže jednoduché posouzení:
- Jak často se daný krok opakuje?
- Kolik času zaměstnancům zabírá?
- Jaké následky má případná chyba?
- Kolik dalších lidí musí výsledek kontrolovat?
- Co se stane při výrazném růstu objednávek?
Proces, který se opakuje denně, spotřebovává desítky hodin měsíčně a přímo ovlivňuje zákazníky, bývá vhodným kandidátem na automatizaci.
Potřebujete opravdu dalšího člověka?
Možná ano.
Rostoucí firma bude stále potřebovat kvalitní lidi ve skladu, obchodu, zákaznické péči i dalších oblastech.
Neměli by ale většinu pracovní doby trávit přenášením údajů mezi systémy. Jejich čas má větší hodnotu při řešení zákazníků, rozvoji nabídky, zlepšování procesů nebo kontrole skutečně nestandardních situací.
Technologie má převzít opakující se práci. Lidé mají rozhodovat tam, kde je potřeba zkušenost, komunikace a odpovědnost.
Rychlý test: Přerostl váš e-shop ruční procesy?
Odpovězte si na následující otázky:
- Přepisuje někdo objednávky z e-shopu do Heliosu?
- Liší se občas sklad v e-shopu od skladu evidovaného ve firemním systému?
- Aktualizujete ceny nebo produkty v několika administracích?
- Používáte pro přenos dat pravidelné exporty a importy v Excelu?
- Závisí důležitá část procesu na jednom konkrétním zaměstnanci?
- Ptají se zákazníci často na dostupnost a stav objednávky?
- Máte obavu, že při výrazném růstu objednávek současný postup přestane stačit?
Jedna kladná odpověď nemusí znamenat zásadní problém. „Pokud se ale poznáváte ve třech nebo více bodech, stojí za to ověřit, kolik času a rizik by mohlo odstranit propojení e-shopu s Heliosem,“ burcuje produktový manažer naší společnosti coalios s.r.o., Tomáš Nývlt.
Nejdříve konzultace, potom rozhodnutí
Propojení e-shopu s Heliosem nemusí začít rozsáhlým technickým projektem. Prvním krokem může být krátká nezávazná konzultace, při které společně pojmenujeme:
- která data dnes přenášíte ručně,
- kde vznikají nejčastější chyby,
- který systém má být hlavním zdrojem jednotlivých informací,
- co lze automatizovat jako první,
- jaký rozsah propojení bude dávat smysl právě vaší firmě.
Následně získáte představu o možném řešení a můžete se rozhodnout na základě konkrétních informací.
Poznáváte ve své firmě některý z uvedených signálů? Domluvte si nezávaznou konzultaci zdarma s Tomášem Nývltem. Společně zjistíme, zda může propojení e-shopu s Heliosem snížit množství ruční práce, omezit chybovost a připravit váš online prodej na další růst.
Nejčastější dotazy
Co znamená propojení e-shopu s Heliosem?
Jde o automatizovanou výměnu dat mezi e-shopem a podnikovým systémem Helios. Přenášet lze například objednávky, skladové zásoby, ceny, produkty, zákazníky, doklady a stavy objednávek.
Jak poznám, že už ruční přenos dat nestačí?
Typickými signály jsou pravidelné přepisování objednávek, rozdílné skladové zásoby, aktualizace cen na více místech, časté exporty do Excelu nebo závislost procesu na jednom zaměstnanci.
Lze propojit Helios se Shoptetem?
Ano, coalshop konektor lze využít pro propojení Shoptetu s Helios Inuvio. Konkrétní rozsah závisí na datech a procesech, které má firma automatizovat.
Musí se automatizovat celý provoz najednou?
Nemusí. Propojení lze zahájit nejdůležitějším datovým tokem, například přenosem objednávek nebo synchronizací skladu, a později ho dále rozšiřovat.
Nahradí automatizace zaměstnance?
Cílem není nahradit lidi, ale odstranit rutinní přepisování a kontrolování dat. Zaměstnanci se pak mohou více věnovat zákazníkům, obchodu a situacím, které vyžadují lidské rozhodnutí.
Je coalshop konektor určený pouze pro jeden e-shop?
Řešení lze připravit také pro provoz více e-shopů, skladů, jazyků nebo měn. Konkrétní možnosti závisí na použitých platformách a požadované architektuře propojení.
