Digitalizace je dnes slovo, které rezonuje všude. Slyšíme ho na konferencích, v médiích, ve firmách – prostě všude. „Digitalizace je budoucnost!“ Ale co to vlastně znamená? Často se setkáváme s tím, že firmy místo skutečné digitální transformace pouze maskují staré procesy do nového kabátu. A upřímně – tohle je cesta k falešné digitalizaci, která nepřináší reálné výhody ani efektivitu.
„Když převedeme papírové formuláře do PDF, je to opravdu digitalizace?“ ptá se Tomáš Nývlt, náš Team leader implementačního týmu. „Taková změna je jen úspora papíru. Skutečná digitalizace je o tom, aby se procesy zjednodušily a fungovaly automaticky,“zdůrazňuje.
Pojďme se podívat na několik častých příkladů „falešné digitalizace“, které nás možná překvapí.
1. Formuláře v PDF: Skutečná úspora, nebo jen digitální papír?
Když převádíte papírové formuláře do PDF, pomáhá to vašemu týmu, nebo je to jen digitální papír, který musí někdo ručně zpracovat? Kolik času strávíte tím, že vyplňujete, posíláte a archivujete PDF dokumenty místo skutečně automatizovaného procesu?
Ano, je fajn, že už formulář není na papíře, ale stále ho někdo musí ručně zpracovat. To není digitalizace, to je jen papír v PDF podobě. „Mít dokument v digitálním formátu nestačí. Digitalizace znamená, že informace automaticky zapadne tam, kam má, bez zásahu člověka,“ vysvětluje Tomáš Nývlt.
2. Data v e-mailech a SMSkách: Přehlednost, nebo chaos?
Máte všechna data „digitálně“, ale když něco potřebujete, musíte se prohrabávat doručenou poštou nebo stovkami zpráv? Kolik času trávíte hledáním konkrétní informace, která by měla být dostupná na pár kliknutí? A není načase mít data skutečně na dosah ruky v jednotném systému?
Mít data v digitální podobě je krok vpřed, ale pokud se prohrabáváme e-maily a kopírujeme informace do systému, je to jako hledat jehlu v kupce sena. „Skutečná digitalizace by znamenala, že data se automaticky ukládají do CRM nebo ERP systému, kde je lze snadno najít a analyzovat,“ má jasno Team leader implementační týmu naší společnosti coalios, Tomáš Nývlt.
3. Nespolupracující aplikace: Pomáhají vám, nebo jen přidávají práci?
Používáte různé aplikace a nástroje, ale stále nemůžete propojit všechny informace dohromady? Kolik vašich „super aplikací“ skutečně mluví se systémem CRM nebo informačním podnikovým ERP systémem, aby vám poskytly ucelený obraz o vašem podnikání? Nebo se jen každý den snažíte spojit nespojitelné?
Super appky, co nespolupracují s hlavními systémy, jsou jako digitální ostrůvky bez mostů. „Bez propojení s klíčovými systémy, jako je informační podnikový ERP systém HELIOS iNuvio nebo CRM, jsou jen samostatné jednotky, které nepřidávají hodnotu. Integrace je klíčem k tomu, aby digitalizace fungovala,“ zdůrazňuje Tomáš Nývlt.
4. Ruční přenos dat mezi systémy: Automatizace, nebo zbytečné úsilí?
Stále přenášíte data mezi systémy ručně? Kolik hodin trávíte exportem dat z jednoho systému do druhého? Je toto skutečně efektivní způsob práce v roce 2024, nebo by vás automatizované propojení systémů zachránilo od zbytečných chyb a hodin navíc?
Pamatujete si ještě na ruční přenos dat do Excelu? Zdá se, že to nezmizelo. V mnoha firmách se stále přenášejí data ručně, což je práce, která patří do 90. let. „Automatizace je cestou, která ušetří hodiny času a eliminuje riziko lidských chyb,“ je přesvědčený Tomáš Nývlt.
5. Digitální archiv: Uložené, ale najdete to, když potřebujete?
Máte všechny dokumenty naskenované a uložené, ale když něco potřebujete najít, trávíte hodiny procházením složek? Je váš digitální archiv spíše skladištěm, kde se informace ztrácí, než snadno dostupným zdrojem? Jak často si říkáte, že by mělo být jednodušší najít potřebný dokument?
Máte vše naskenováno? Výborně! Ale pokud nemáte systém, který umožní efektivní vyhledávání a třídění, je to jako hledat jehlu v kupce sena. Skutečná digitalizace jde dál – umožňuje rychlé a snadné nalezení informací bez hodinového prohledávání složek.
Jak skutečně vypadá digitalizace?
V coalios věříme, že digitalizace je mnohem víc než jen převlékání starých procesů do digitálního kabátu. S naším systémem HELIOS iNuvio a funkcemi jako EDI, API a vytěžování dokumentů umožňujeme firmám skutečně změnit způsob, jakým pracují.
U nás digitalizace znamená zlepšení procesů, úsporu času a zvýšení efektivity – ne jen převod papíru do digitální formy. „Pokud chcete vidět, co opravdu znamená digitalizace, mrkněte pod povrch a ujistěte se, že vaše systémy nejen vypadají digitálně, ale skutečně pracují digitálně,“ dodává Tomáš Nývlt s úsměvem.
S naším systémem HELIOS iNuvio můžete změnit způsob, jakým pracujete, a vyhnout se těmto nástrahám falešné digitalizace. Položte si otázky výše a zjistěte, zda vaše firma digitalizuje skutečně, nebo jen na oko. Pokud chcete vědět víc o tom, jak udělat z digitalizace skutečný nástroj růstu, jsme tu pro vás.
